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采购供应部推行“互联网+”档案管理
时间:2018-10-18点击量:606 单位:采购供应部 作者:李静华 分享到:

为进一步提升档案管理水平,丰富档案管理方式,实现档案资料的电子存储和在线共享,更好地服务采供工作,采购供应部从10月份开始推行互联网+档案管理的新模式。

通过对阿里云、百度云、腾讯微云等多个平台的调研对比和论证后,采购供应部结合实际情况,最终选择使用便捷、存储量大的腾讯微云进行档案存储管理。微云是腾讯公司打造的一项智能云服务,用户可以通过微云方便地在手机和电脑之间同步文件和传输数据,实现手机和电脑的同步操作,同时也具备文件的分级存储、分享和加密等功能。目前开通4T存储空间,相当于4台电脑的存储量,能够满足部门超大存储的需求。

档案云存储是一座电子化的档案室,要把这无形的档案室管理好,就必须要实现管理的规范化和制度化。采购供应部首先通过召开会议讨论并制定了《采购供应部档案管理制度》,以制度方式推进档案管理的实施。其次,对电子档案进行分门别类。在档案云存储实施过程中,采购供应部根据档案发生时间、类别,以科室为单位,按业务分类别建立了档案目录树,并在各目录项下存放对应的电子档案,方便档案的查找使用。三是在进行存储档案共享时,档案管理员可以通过QQ、邮箱、微信三种途径,与他人进行档案共享,并且在传输过程中,可通过设置访问密码,达到加密的作用。

推行互联网+档案管理的新模式,实现了档案存储的线上和线下双保险制度,以及档案服务的网络化和便捷化,从而提高了工作效率。在今后推行和实施“互联网+”档案管理模式的过程中,采购供应部将不断优化和完善这种档案管理方式,把“互联网+”档案管理做到更加科学、便捷,也为将来实现档案管理全面电子化奠定坚实基础。

编辑:李建军


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